コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」と連携を行うテンプレートの使い方を紹介します。

@Tovasは、請求書や注文書などの帳票を代行配信してくれる帳票Web配信クラウドサービスです。メールでの電子ファイル配信以外にもFAX、郵送など様々な手段が提供されているので、手作業になりがちなFAX送信業務や郵送業務も@Tovasを使うことで効率化することができます。

フローテンプレートを使うことで、@Tovasでのマスター送信設定や取引先設定を基幹システムのデータとシームレスに連携しさらなる業務自動化・効率化が期待できます。

@Tovas連携フローテンプレート

• マスタ送信
• 一括マスタ送信
• 取引先マスタ管理

まずは記事下部リンクよりテンプレートをダウンロードします。

ダウンロードしたテンプレートファイルをインポートして準備は完了です。

〇「マスタ送信」

　このテンプレートでは、マスタ送信を行います。

 ＜ステップ１＞

@Tovasの認証設定を行います。@Tovasログイン画面で入力する内容と同じです。

1. 企業ライセンスコードを入力
2. アカウントIDを入力
3. パスワードを入力

＜ステップ２＞

取引先、送信テンプレートの設定を行います。

1. 取引先コードを入力
2. 階層グループIDを入力
   • @Tovas管理画面の「階層化グループ管理」より確認できる内部IDを指定します。
   • 
3. テンプレートIDを入力
   • @Tovasマスタ送信画面の「マスタ送信＞マスタ送信テンプレート」より該当のテンプレートIDを確認できます。
   • 

＜ステップ３＞

1. ファイルパスを設定します。
   • 添付ファイルが配置してあるフォルダーを指定
2. フォルダー配下のファイルを送信します。
3. 送信内容を設定しているCSVファイルを指定
   • 以下のようなCSVファイルを作成し、ファイルパスを指定します。
     1. 送信種別（file, roundtrip, box, fax, postのいずれかを指定）
     2. 件名（送信種別がpostの場合は任意）
     3. 本文（送信種別がfax,postの場合は任意）
   •  ファイル作成時の注意事項
     • 1行目はヘッダーを設定し、2行目以下のデータを読み込みます。

これで完成です。

フローを実行すると、設定した内容が送信されます。

 ※検証環境を利用する場合は、RESTコンポーネントのURLの"dl.attovas.com"を"stdl.attovas.com"に変更してください。

※最初はテスト環境（テストアカウント）でお試しください。

〇「一括マスタ送信」

このテンプレートでは、送信用ファイルを内包したZipファイルを生成し、一括マスタ送信を行います。

＜ステップ１＞

@Tovasの認証設定を行います。

1. 企業ライセンスコードを入力
2. アカウントIDを入力
3. パスワードを入力

 ＜ステップ２＞

階層グループIDを入力します。

これでフローが生成されます。

同時にCSVファイルも生成されるので、そのファイルに送信情報を書き込みます。

＜CSV＞

1. 取引先コード
2. 項目（添付ファイル, 件名, 本文, 郵送タイトル, テンプレートID）
3. 内容（項目が添付ファイル, 件名, 本文, 郵送タイトルの場合はファイルパス、テンプレートIDの場合はテンプレートIDを指定）

＜CSV例＞

生成するフローは2種類あり、まず送信ファイル生成処理を行う「ファイル生成」フローを実行します。

必要ファイルが生成されたら、次に「一括マスタ送信」フローを実行すると、ファイルをZipに圧縮し、アップロードします。これによりデータが一括送信されます。

 ※検証環境を利用する場合は、RESTコンポーネントのURLの"dl.attovas.com"を"stdl.attovas.com"に変更してください。

※アップロードする件名、本文のテキストファイルはUTF-8で作成してください。

〇「取引先マスタ管理」

このテンプレートでは、取引先マスタを更新または新規登録を行います。

＜ステップ１＞

@Tovasの認証設定を行います。

1. 企業ライセンスコードを入力
2. アカウントIDを入力
3. パスワードを入力

フローが生成されます。

同時にCSVファイルも生成されるので、このファイルに取引先情報を書き込みます。

ヘッダ情報に沿ってデータを入力していきます。

＜CSV＞

• 階層化グループID（必須）
• 取引先コード（必須）
• 取引先名称（必須）
• 取引先会社名（必須）
• 取引先部署名
• 取引先担当者氏名（必須）
• 敬称
• コメント
• 送信手段１（必須）　・・・　"file","roundtrip","box","fax","post"のいずれかを指定
• 送信手段２　・・・　"file","roundtrip","box","fax","post"のいずれかを指定
• 送信手段３　・・・　"file","roundtrip","box","fax","post"のいずれかを指定
• マスタ送信テンプレートコード
• 郵便番号１　・・・　半角文字
• 都道府県１
• 群市区町村１
• ビル名等１
• 郵便番号２　・・・　半角文字
• 都道府県２
• 群市区町村２
• ビル名等２
• 郵便番号３　・・・　半角文字
• 都道府県３
• 群市区町村３
• ビル名等３
• メールアドレス１
• メールアドレス２
• メールアドレス３
• メールアドレス４
• メールアドレス５
• メールアドレス６
• メールアドレス７
• メールアドレス８
• メールアドレス９
• メールアドレス１０
• 私書箱送信メールアドレス１
• 私書箱送信メールアドレス２
• 私書箱送信メールアドレス３
• 私書箱送信メールアドレス４
• 私書箱送信メールアドレス５
• FAX番号１
• FAX番号２
• FAX番号３
• FAX番号４
• FAX番号５
• 電話番号１
• 電話番号２
• 電話番号３
• 電話番号４
• 電話番号５
• 郵送差出人情報テンプレートコード

※FAX番号、電話番号、郵送差出人情報テンプレートコードは半角英数字記号

実行すると取引先データが新規登録または更新されます。

 ※検証環境を利用する場合は、RESTコンポーネントのURLの"dl.attovas.com"を"stdl.attovas.com"に変更してください。

みなさんもぜひ活用してみてください。